Dokumentenmanagement ohne die Komplexität.
Ein umgebauter Banktresor für Deine Unternehmensunterlagen – nicht «in der Cloud irgendwo», sondern zentral gehostet, sicher konfiguriert, und bei Bedarf direkt in Dein Netzwerk integriert.
Was ist Hosted Paperless NGX?
Hosted Paperless NGX ist die von UCC Pro betriebene, zentral betriebene und abgesicherte Plattform für das digitale Dokumentenmanagement mit Paperless-ngx.
Der Service ermöglicht Unternehmen den strukturierten, ortsunabhängigen und sicheren Zugriff auf eingescannte und digitale Dokumente – ohne dass sie selbst eine komplexe Server-, Sicherheits- und Backup-Infrastruktur betreiben müssen.
Die Lösung wird im Datazentrum Thayngen auf einer virtualisierten Hochverfügbarkeitsplattform betrieben und durch vorgelagerte Sicherheitskomponenten sowie definierte Zugriffsmodelle geschützt. Ergänzend übernimmt UCC Pro bei Bedarf auch die technische Einbindung in das Kundennetzwerk.
Sicherheitsvarianten im Vergleich
| Aspekt | Economy | Economy+ | Business |
|---|---|---|---|
| Zugriff | HTTPS öffentlich | HTTPS öffentlich | HTTPS + secure VPN |
| Geo-Restriction | — | Ja (definierte Regionen) | Ja (definierte Regionen) |
| VPN-Anbindung | — | — | Ja |
| Geeignet für | Einfache Dokumentenablage | Erhöhte Sicherheit, SMB | Enterprise & Compliance |
| Zugangs-URL | paperless.kundendomain.tld | paperless.kundendomain.tld | paperless.kundendomain.tld (VPN) |
Was ist im Service enthalten?
1. Zentrale Plattformbereitstellung
UCC Pro stellt eine betriebsbereite Umgebung für Paperless-ngx bereit. Die Anwendung läuft in einem professionellen Rechenzentrum und wird auf virtualisierten Servern mit Fokus auf Verfügbarkeit, Stabilität und kontrollierten Betrieb betrieben.
2. Sichere Zugriffsmöglichkeiten
Der Zugriff erfolgt browserbasiert über eine kundenspezifische URL und wird je nach Variante unterschiedlich abgesichert:
- HTTPS-Verschlüsselung (Standard)
- Optional: Geo-Restriction zur Reduktion unerwünschter Zugriffe
- Optional: Secure VPN für erhöhte Sicherheitsanforderungen
3. Sicherheitsarchitektur
Die Plattform wird durch mehrere technische Schutzschichten abgesichert:
- Firewall-Cluster zum Schutz der zentralen Infrastruktur
- Reverse Proxy zur kontrollierten Veröffentlichung des Dienstes
- Geo-Restriction (variantenabhängig)
- Segmentierte und nachvollziehbare Anbindung zwischen Zugriffsebene und Applikationsbetrieb
Diese Architektur reduziert die Angriffsfläche und schafft eine klare Trennung zwischen öffentlicher Erreichbarkeit, Sicherheitskontrolle und Anwendungsebene.
4. Integration ins Kundennetzwerk (auf Wunsch)
UCC Pro übernimmt bei Bedarf die Anpassungen im Kundennetzwerk, damit Scanner, Clients und Benutzergruppen sicher und effizient auf Hosted Paperless NGX zugreifen können – in Zusammenarbeit mit Deinem bestehenden IT-Dienstleister oder vollständig durch UCC Pro.
UCC Pro unterstützt dabei bei:
- Netzwerkanbindung und Segmentierung
- Sichere Einbindung von Scannern und Arbeitsplatzsystemen
- VPN- und standortübergreifende Zugriffskonzepte
- Firewall- und Routing-Anpassungen
- Härtung der Zugriffspfade
- Abstimmung zwischen lokaler Infrastruktur und gehosteter Plattform
Je nach Grösse, Schutzbedarf und bestehender Infrastruktur kommen typischerweise Netzwerklösungen von Ubiquiti oder Fortinet zum Einsatz.
5. Dokumentenerfassung und Nutzung
Die Lösung unterstützt Dokumentenzuführung aus typischen Unternehmensquellen – netzwerkfähige Scanner, Arbeitsplatz-Clients, digitale Dokumente aus bestehenden Dateiquellen. Dokumente werden zentral verarbeitet, abgelegt und für berechtigte Benutzer komfortabel durchsuchbar bereitgestellt.
6. Backup und Wiederanlauf
Hosted Paperless NGX beinhaltet Backup- und Disaster-Recovery-Konzepte im Rechenzentrum. Optional kann zusätzlich ein kundenseitiges Backup vorgesehen werden für interne Archivierungs-, Export- oder Compliance-Anforderungen.
7. Betrieb durch UCC Pro
UCC Pro übernimmt den technischen Betrieb der bereitgestellten Umgebung: Bereitstellung und Initialisierung, laufender Infrastruktur-Betrieb, Überwachung, Wartung, Pflege der Sicherheitskomponenten und Unterstützung bei Änderungen an Zugriff und Netzwerkanbindung.
Für wen ist es geeignet?
- KMU, die ihr Dokumentenmanagement digitalisieren möchten – ohne selbst eine komplexe Plattform zu betreiben
- Unternehmen mit Datenschutz-Anforderungen (DSGVO, sensible Industrien)
- Betriebe, die ihre Daten lieber lokal halten als in der öffentlichen Cloud
- Standorte ohne eigene Hosting-Infrastruktur, aber mit Dokumentenvolumen, das Zentralisierung braucht
Typische Einsatzbereiche
- Digitale Posteingangsverarbeitung
- Zentrale Dokumentenablage für mehrere Standorte
- Archivierung von Verträgen, Belegen und Korrespondenz
- Standortunabhängiger Zugriff auf Unternehmensdokumente
- Schrittweise Transformation zum papierlosen Büro
Nicht automatisch enthalten
- Migration grosser Altdatenbestände
- Individuelle Workflows und Drittsystem-Integrationen
- Sonderanforderungen an Archivierung oder Compliance
- Bereitstellung von Scanner-Hardware
- Tiefgreifende Netzwerkmodernisierung ausserhalb des Projektumfangs
Voraussetzungen
- Geeignete Internetanbindung (für alle Varianten)
- Für Business-Variante zusätzlich: sichere VPN-Netzanbindung nach Absprache
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